最近Google在Gmail Labs實驗室中新增了一個「Google Dos文件預覽」功能,可以讓我們不用下載文件或另外開啟Google Docs頁面,直接在Gmail的郵件頁面中預覽包括Word、Excel、PowerPoint與PDF…等格式的Google Docs文件檔。感覺就好像是把Word、Excel...等軟體做在Gmail裡面一樣。

其實這算是個很小的小功能,不過如果對照Google在Android手機、Chrome OS作業系統..等領域的發展與規劃,看得出來Google似乎頗有企圖心。目前是只能預覽Google Docs裡面的文件,而且發送文件的人必須先設定好文件的權限才能讓對方瀏覽。也許日後可以讓使用者隨意的直接預覽Email附加檔中的文件(而不是另開 網頁),整個整合起來的話就方便許多了。





一、啟用Google Docs預覽功能

第1步  如果你要在Gmail中開啟Google Docs文件預覽功能,請按一下Gmail網頁右上角的綠色瓶子,或按「設定」→「研究室」。

01    

 

第2步  在Gmail「研究室」頁面中找到「在電子郵件中預覽Google文件」功能,點選右邊的「啟用」後,再按一下頁面最下方的「儲存變更」按鈕,完成設定。

02  

 

 

二、直接在Gmail中預覽Google Docs文件

第1步  開啟Google文件預覽功能後,以後當我們收到朋友寄來的Google Docs文件連結,不管是一般文件、試算表或簡報檔...等,都會在郵件下方出現一個預覽區塊,請按一下「顯示預覽」,即可直接在Gmail網站中預覽文件內容。

03  

 

第2步  如圖,我們可以不用另外下載、或另外安裝軟體來開啟這些文件檔,直接在Gmail郵件的頁面中就可以看到文件內容。

04  

 

 

三、讓人瀏覽前需設定文件瀏覽權限

由於Google Docs中的檔案、資料夾都可以用不同的權限來開放給不同的人瀏覽或編輯,所以如果你要讓對方可以在Gmail中收到信時直接預覽文件內容,就必須開放瀏覽權限給對方。

所以當我們用Google Docs編輯好文件、試算表或簡報之後,在複製文件網址之前,記得要先設定一下文件瀏覽權限,將對方的Email登錄上去,這樣一來對方就可以輕鬆預覽文件內容囉。

 

第1步  編輯好文件內容後,請按「共用」→「邀請其他使用者」。

05  

 

第2步  在「受邀者」清單中輸入對方的Email,點選「進行檢視」的權限後,右邊可以輸入郵件標題與你要說的話,按下「傳送」按鈕後,便可將此文件寄給對方。對方的Gmail如果有在Gmail中開啟Google Docs文件預覽功能,便可直接在Gmail中瀏覽你放在Google Docs中的文件內容。

06

s982006 發表在 痞客邦 PIXNET 留言(0) 人氣()